Merhaba, Ms Crm kullanarak dış aramaya yapan firmaların ençok yaptıkları işlem Ms Crm içerisine data aktarmaktır. Bu işlem Ms Crm tarafında oldukça basit bir işlemdir. Ancak datanın Ms Crm?e gelene kadar Excel?de bir dizi işlemden geçmesi gerekir. Hatta bir noktada Notpad?e dahi kullanmak gerekiyor.

Şimdi adım adım içeri data atılmasına geçelim. İçeri atıcağımız Contact datası olacaktır. Tabi Lead, Account  ,  Opportunities , Products ... bu entity lerin hepsi aynı mantıkta içeri atılıyor.

Adımları numaralandırarak anlatacağım. Daha sonra adımlar hakkında yorum yapmamızda yardımcı olacaktır.
1.       Datanın düzenlenmesi ? Kolon isimlerinin verilmesi.
Data içerisinde olmaması gereken en önemli karakterler  ? ; ? (çift tırnak,noktalı vilgül ve tek tırnak) bu karakterlerden datamızı temizlelim tırnaklar için alternatif olarak ` (ters tek tırnak) işaretini kullabilirsiniz. (altgr+;)

Kolon isimleri Ms Crm içerisinde bulunan Display Name ile aynı olması gerekiyor.
Bizim örnekte içeri atıcağımız data için Display Name ler aşağıda yer alıyor.
First Name
Last Name
Job Title
Business Phone
Home Phone
Mobile Phone
E-mail

Bu isimlere en iyi Settings  > Customization > Contacts > Form altından almak isetediğiniz field üzerine çift tıklayarak Name tabından alabilirsiniz.

Datanın son görünümü

 2.       Datanın import edilecek şekilde kaydedilmesi

Excelde datayı csv uzantılı olarak kaydedelim.

kaydederken çıkan iki uyarıya tamam diyerek geçelim.
Kaydettiğimiz csv uzantılı dosyayı Notpad kullanarak açalım.

Bazen Excelden kaynaklı olarak dosyanın enalt satırında noktalı virgüllerden oluşan satırlar görünmekte onları silelim.

File menüsünden save-as seçeneği ile dosyayı UTF-8 formatında kaydedelim.

Artık dosyamız Ms Crm içerisine import edilebilecek durumda.

 3.       Ms Crm içerisine Data Import

Tools menüsünden Import Data seçilerek data import ekranın açılması sağlanır.

Açılan ekranda Browse seçeneğinden CSV dosyası bulunarak eklenir. Hazırladığımız dataya göre aşağıdan standart olarak ;
Data Delimiter :  None
Field Delimiter : Semicolor(;) olarak seçilir.

Next dedikten sonra gelen ekrandan içeri atıcağımız entityyi seçmemiz gerekiyor.
Eğer Excelde hazırladığımız datanın kolon isimleri doğruysa Data Map kısmında Automatic yazısını görüyor olmamız gerek. Eğer görmüyorsak tekrar Excel adımlarına dönmemiz gerekiyor.

Next dedikten sonra gelen ekranda Contakların kime Assign edileceği ve duplicate kontrolü yapılıp yapılmayacağı soruluyor. Default olarak sizin kullanıcınız Assign olarak belirleniyor ve duplicate kayıtlar alınmasın diye seçiliyor.
Assign ve Duplicate konuları ayrı makalede yer alacağından şimdilik nasıl olduğuna girmiyoruz.

Next diyerek son ekrana geliyor. Bu ekranda Import entitysi altında import datanın adının nasıl göründüğü ve sonuçlar ile ilgili bilginin size mail atılması ile iligili onay bölümü yer almakta.

Son olarak Import diyerek işlemi tamamlıyoruz.

Yaptığımız Data Import işlemini WorkPlace altından Imports entitysi altından veya
Settings > Data Management > Imports  altından takip edebiliriz.
Burada;

 ?Total Count? içeri atmak istediğimiz data sayısı.
?Successes? İçeri atılan sorunsuz data sayısı.
?Errors? İçeri atılamayan sorunlu data sayısı.
Tarih , Datayı Atan kişi , Atılış statusu gibi bilgileri görebiliriz.

Ben aynı datayı tekrar içeri atarak error almaya çalışacağım duplicate kontrolüne 5 datanın 5ide yakalanacaktır.

Atılan datanın incelenmesi ve yapılacak aksiyonlar ayrı bir makalede anlatılacak.